home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Windows 3 / dr win3.zip / dr win3 / BUSINESS / ADDRDB.ZIP / TUTOR.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-10-24  |  31KB  |  804 lines
  1.             Pragmatic Software Co.
  2.             6728 Bellehaven Drive 
  3.               Plano, TX  75023
  4.             $19 plus $5 shipping
  5.  
  6.  
  7. To get you started using Address Database (AddrDB), follow the 
  8. tutorial below.  It will step you through the functionality 
  9. of the product and will answer the most common questions.  Below
  10. are the lessons covered.  Let's get started!
  11.  
  12. Lesson 1  - Install Address Database
  13. Lesson 2  - Create a New File
  14. Lesson 3  - Add New Records
  15. Lesson 4  - Store notes for an existing record
  16. Lesson 5  - Find a particular record
  17. Lesson 6  - Change information for an existing record
  18. Lesson 7  - Delete existing records
  19. Lesson 8  - Undelete a previously deleted record
  20. Lesson 9  - Purge the deleted records
  21. Lesson 10 - Filter the existing records for specific categories
  22. Lesson 11 - Print Phone List Report
  23. Lesson 12 - Print Address Book Report
  24. Lesson 13 - Print Holiday List Report
  25. Lesson 14 - Print Mailing Labels
  26. Lesson 15 - Print File Folder Labels
  27. Lesson 16 - Save the file as a new name
  28. Lesson 17 - Merge the existing file with another file 
  29. Lesson 18 - Open an existing File
  30. Lesson 19 - Import a comma-delimited file
  31. Lesson 20 - Import a file from an Excel Spreadsheet
  32. Lesson 21 - Export a file 
  33. Lesson 22 - Export a file to Word for Windows for mail-merge
  34. Lesson 23 - Use the TO-DO list
  35. Lesson 24 - Use the Suggestion box
  36. Lesson 25 - Getting Help
  37. Lesson 26 - Purchase a copy of Address Database
  38.  
  39.  
  40. Lesson 1: Install Address Database
  41. ----------------------------------
  42. To install Address Database, run SETUP.EXE from within Windows
  43. (you can not install a Windows program from DOS).  To run 
  44. SETUP.EXE from Windows, go to Program Manager and click 
  45. FILE/RUN.
  46.  
  47. Put the Address Database diskette into the a: or b: drive. 
  48. Enter a:\setup.exe or b:\setup.exe and click OK.  Follow the 
  49. instructions on the screen to install Address Database.
  50.  
  51.  
  52. Lesson 2: Create a New File
  53. ---------------------------
  54. When accessing AddrDB for the first time, the last file you were 
  55. working on will automatically be opened.  If this is the first
  56. time you have used AddrDB, the SAMPLE file will be opened.
  57.  
  58. Since we want to create a new file, Click on FILE/NEW or press
  59. CTRL + N.  A dialog box will appear asking you to enter the new
  60. file name.  Enter TESTFILE and click on the OK button.  Notice 
  61. that it automatically created the first record for you so that
  62. you will have an example to follow:
  63.  
  64.     Bruce Sample -- Lee
  65.     HardFoot, Inc.
  66.     Head Smasher
  67.     999 Roundhouse Street
  68.     PO Box 999
  69.     Plano, TX  75023
  70.     214-144-9864 (Home)
  71.     214-545-8888 (Work)
  72.     214-755-8487 (Fax)
  73.     214-222-4444 (Beeper)
  74.     214-222-5555 (Car)
  75.  
  76. Also notice that the file name is displayed on the title bar
  77. (at the top of the screen).  The title bar displays
  78. Address Database 1.1 - TESTFILE.ADB.
  79.  
  80.  
  81. Lesson 3: Add New Records
  82. -------------------------
  83. At the bottom of the screen, click on CLEAR FIELDS or press
  84. ALT + I.  This clears all fields on the screen and prepares
  85. you to enter a new record.
  86.  
  87. Enter the following information.  Use the TAB key to move 
  88. between fields or click on the field you wish to enter.
  89.     
  90.     Last Name..... doe
  91.     First Name.... john
  92.     Address....... Rt 1
  93.                Box 126-a
  94.     Zip........... 75023  
  95.     Home Phone.... 1112222
  96.     Work Phone.... 80094steve
  97.     Category...... PROSPECT
  98.     Holiday List.. Click this field (X should show)
  99.  
  100. Click on the ADD button or press ALT + A.  You should have 
  101. noticed a couple of features of AddrDB while entering the
  102. information for this record.
  103.  
  104. First, when you entered the zip code of 75023, it automatically 
  105. filled in a City of Plano and a State of TX.  It does 
  106. this because a prior address has been entered with that same
  107. zip code.  This is called the "Intellegent Zip Code" feature.
  108.  
  109. Second, when you entered a Home Phone, it automatically clicked
  110. the Primary Phone of "Home".  When you tabbed to Work Phone and
  111. entered that phone number, it automatically clicked the work
  112. phone as the Primary Phone.  The primary phone number is the
  113. number displayed in the Summary List.
  114.  
  115. Third, when you entered a work phone of 80094steve, it 
  116. automatically converted the number from alphabetic to numeric
  117. (from 80094steve to 800-947-8383).   This is called the 
  118. "Intellegent Phone Number" feature.
  119.  
  120. Last, if you entered a lowercase letter as the beginning of
  121. any of these fields, the first letter was capitalized.  This
  122. is called the "Intellegent Capitalization" feature.
  123.  
  124. Enter a couple more records and click ADD or ALT + A after
  125. they are entered: 
  126.  
  127.     Last Name..... smith
  128.     First Name.... joe
  129.     Company....... ABC and Associates
  130.     Work Phone.... (912)774-8888
  131.     Category...... CLIENT
  132.     Holiday List.. Click this field (X should show)
  133.     Note: Click ADD or press ALT + A to add.
  134.           Notice that it reformatted the phone number
  135.           from (912)774-8888 to 912-774-8888 so that
  136.           all phone numbers are kept in the same format.
  137.     -----------------------------------------------------
  138.     Last Name..... jones
  139.     First Name.... bob
  140.     Company....... Acme Construction
  141.     Title......... Product Manager
  142.     Category...... CLIENT
  143.     Holiday List.. (X should NOT show)
  144.     Note: Click ADD or press ALT + A to add.
  145.           Notice that no phone was listed in the summary
  146.           list because we did not enter one.
  147.     -----------------------------------------------------
  148.     Last Name..... marley
  149.     First Name.... bob
  150.     Home Phone.... 5551212x5555
  151.     Category...... PROSPECT
  152.     Holiday List.. (X should not show)
  153.     Note: Click ADD or press ALT + A to add.
  154.           Notice how it reformatted the phone number.
  155.     -----------------------------------------------------
  156.     Last Name..... jones
  157.     First Name.... sue
  158.     Address....... 111 South Blvd.
  159.     Zip........... 75000
  160.     City.......... Plains
  161.     State......... ga  (automatically capitalizes)
  162.     Work Phone.... 444-444-5555
  163.     Category...... client (automatically capitalizes)
  164.     Holiday List.. Click this field (X should show)
  165.     Note: Click ADD or press ALT + A to add.
  166.     -----------------------------------------------------
  167.     Last Name..... brown
  168.     First Name.... steve
  169.     Address....... 90 SE Blvd.
  170.     Zip........... 75000
  171.     Fax........... 3334445555
  172.     Category...... prospect (automatically capitalizes)
  173.     Holiday List.. Click this field (X should show)
  174.     Note: Click ADD or press ALT + A to add.
  175.     -----------------------------------------------------
  176.     Last Name..... miller
  177.     First Name.... jill
  178.     Address....... 777 Roadway
  179.     Zip........... 75000
  180.     Car Phone..... 444-5555
  181.     Category...... client (automatically capitalizes)
  182.     Holiday List.. Click this field (X should show)
  183.     Note: Click ADD or press ALT + A to add.
  184.     -----------------------------------------------------
  185.     Last Name..... anton
  186.     First Name.... sarah
  187.     Address....... 55 main
  188.     Zip........... 75023
  189.     Work Phone.... 123-5555
  190.     Beeper........ 123-4567
  191.     ** Click the Primary Phone next to Work Phone **
  192.     Category...... prospect (automatically capitalizes)
  193.     Holiday List.. Click this field (X should show)
  194.     Note: Click ADD or press ALT + A to add.
  195.     -----------------------------------------------------
  196.     
  197. Now that these have been added, let's add the spouse of a couple of
  198. people we have already added.  Go to the Summary List and click
  199. on Doe, John.  Once you click on the record for John Doe, the
  200. detail is displayed on the lower half of the screen.  Double 
  201. click on the first name of John (or highlight it using your 
  202. mouse).  Change the name to Jane and click the ADD button.  
  203. Notice that this adds Jane Doe as a new record with the same
  204. address and phone numbers.
  205.  
  206. Do the same for Steve Brown by adding Nancy Brown.
  207.  
  208. Note that you may use the EDIT/COPY FIELD or CTL + C
  209. to copy a field from one line to another.  For example, you
  210. could copy the Home Phone to the Work Phone by clicking inside
  211. the Home Phone field and pressing EDIT/COPY FIELD (CTL + C).
  212. Then move to the Work Phone field and press EDIT/PASTE (CTL + V).  
  213. The phone is copied.
  214.  
  215. As a final note, Address Database will not allow duplicate names
  216. in the database.  So, if you try to add a name (John Doe) which
  217. already exists, you will get an error message.  You can get past
  218. this by changing the